Ristiriitojen synty ja ilmenemismuotoja

Ratkaisemattomat tai kytevät ristiriidat ja konfliktit voivat näkyä työyhteisössä monin eri tavoin. Huomaa, että joskus työyhteisön toiminnan häiriö voidaan verhota jonkin aivan toiseksi kuvatun ongelman muotoon kuin mistä tosiasiassa on kyse.

Työyhteisössä ilmenevistä ongelmista kertovat esimerkiksi seuraavat asiat:

• Työt eivät suju, jolloin työn tarkoitus, tavoite, laatu tai tulos jää saavuttamatta.
• Omaa toimintaa ei haluta tai pystytä arvioimaan riittävästi.
• Toiminnan muutostarpeita ei tunnisteta tai toimintaa ei muuteta ajoissa.
• Yhtä tai useampaa henkilöä aletaan vältellä tai syytellä.
• Työtehtävää hoitava henkilö vaihtuu toistuvasti.
• Työyhteisössä on yksi tai useampi henkilö, josta toistuvasti puhutaan pahaa selän takana.
• Työyhteisössä on kuppikuntia tai ”leirejä”.
• Yhteistyö ja tiedonkulku hiipuvat.
• Henkilöstökyselyissä nousee esille esimerkiksi yhteistyön puutteita, työyksinäisyyden tai syrjäytymisen kokemuksia tai työhyvinvointiin taikka työssä jaksamiseen liittyviä ongelmia.
• Asiakas- tai sidosryhmäpalautteissa on viitteitä toimimattomasta yhteistyöstä, puutteellisesta tiedonkulusta tai vaillinaisesta työn laadusta.
• Yhteydenotot työterveyshuoltoon, työsuojelun yhteistoimintahenkilöihin, luottamusmieheen tai luottamusvaltuutettuun lisääntyvät.
• Sairauspoissaolot tai henkilöstön vaihtuvuus lisääntyvät merkittävästi.

Ristiriitojen hallinnan kannalta on hyvä hahmottaa niiden erilaisia ilmenemismuotoja ja niiden syntyyn vaikuttavia tekijöitä, sillä selvittämisen ja ratkaisemisen keinot vaihtelevat erityyppisissä tilanteissa.

Hyviä keinoja ehkäistä tai käsitellä ristiriitoja tarjoavat esimerkiksi dialogisuus, rakentava ja myötäelävä vuorovaikutus, ratkaisukeskeisyys, coaching, työnohjaus, valmentava johtaminen ja työyhteisösovittelu. Käytännön tilanteet ratkaisevat sen, mikä malli, lähestymistapa tai toimintatapa soveltuu kuhunkin tilanteeseen. Myös työlainsäädäntö antaa välineitä ristiriitojen ehkäisyyn ja käsittelyyn.

Tehtävä: Tunnistatko työpaikallasi työtä koskevien ristiriitojen syntymiseen myötävaikuttavia tekijöitä?

• Toiminnan ja resurssien välinen pitempikestoinen tai voimakas epätasapaino
• Epäselvä johtamisjärjestelmä
• Esihenkilöiden epätasainen toiminta, kuten vaihtelevat johtamiskäytännöt tai esihenkilön ”kaveeraaminen” yhden tai useamman työntekijän kanssa
• Muutosten puutteellinen hallinta, kuten se, että muutoksiin ei varauduta, muutoksen läpiviemistä ei suunnitella tai koordinoida riittävästi taikka muutosten vaikutuksia ei arvioida
• Palkitsemiskulttuuri, joka ei tue yhteistä työn sujumista
• Puutteelliset tavat käsitellä työhön liittyviä ongelmia, kuten välinpitämättömyys ja vähättely
• Henkilöstö ei koe tulevansa aidosti kuulluksi
• Päätöksenteossa ei ole riittävästi avoimuutta ja läpinäkyvyyttä
• Puutteellinen tai epäoikeudenmukaiseksi koettu töiden organisointi

Työpaikan toimintakulttuurilla on suuri merkitys ristiriitojen esiintymiselle. Kulttuuri näkyy esimerkiksi siinä, miten ihmisiä kohdellaan eri tilanteissa, miten käyttäydytään, miten ja mistä puhutaan tai ei puhuta, mihin kiinnitetään huomiota, mitä pidetään tärkeänä ja mitä vähemmän tärkeänä sekä miten ongelmia on totuttu käsittelemään. Työpaikalla kannattaakin säännöllisesti seurata ja arvioida sitä, esiintyykö esimerkiksi puuttumattomuutta epäkohtiin taikka henkilöstön kokemuksia epäoikeudenmukaisuudesta tai siitä, että he eivät tule riittävästi kuulluksi.

Ristiriidat voivat kummuta toiminnan ja siihen osoitettujen resurssien välisestä pitempikestoisesta tai voimakkaasta epätasapainosta tai väärin ohjaavasta palkitsemiskulttuurista, joka johtaa esimerkiksi haitalliseen sisäiseen kilpailemiseen, tiedon panttaamiseen tai siihen, että osaamista ei riittävästi jaeta. Seurauksena voi olla myös työpaikkaostrakismi, joka näyttäytyy tietoisena toisen huomiotta jättämisenä tai sivuuttamisena.

Johtamisen perustehtävä on luoda mahdollisimman hyvät edellytykset sujuvan, laadukkaan ja tuottavan työn tekemiselle. Välillä toiminnan ja toimintaprosessien hallinta, suunnittelu, organisointi ja valvonta sekä päätöksenteko vievät valtaosan johdon ja esihenkilöiden huomiosta ja ajasta, minkä seurauksena yksilöiden ja ryhmien huomioiminen, kuunteleminen ja osallistumisen mahdollisuudet omaa työtä koskevissa asioissa jäävät varjoon. Tämä saattaa tapahtua erityisesti kiireessä tai yllättävien muutosten yhteydessä.

Oikeudenmukaisessa johtamisessa on tärkeää, että päätöksiä tehdään kuunnellen niitä, joita päätös koskee. Nina Rinne (2021, 113) hahmottaa oikeudenmukaisuudessa kaksi ulottuvuutta: rakenteellisen ja sosiaalisen. Rakenteelliseen ulottuvuuteen sisältyy

• luottamus siihen, että päätökset perustuvat oikeaan tietoon
• luottamus siihen, että epäonnistumiset voidaan käsitellä rakentavasti ja virheet korjata
• osallistuminen itseään koskeviin päätöksiin
• luottamus siihen, että päätöksenteon raamit ovat kaikille samat.

Oikeudenmukaisuuden sosiaaliseen ulottuvuuteen sisältyvät arvostava ja kunnioittava vuorovaikutus sekä sen ymmärtäminen, että tietämättömyys voi johtaa virheisiin kenen tahansa kohdalla. Myös ymmärryksen ja hyväntahtoisuuden osoittaminen ylipäätään kaikkia kohtaan on osa tätä ulottuvuutta.

Tehtävä: Tunnistatko työyhteisössäsi alla olevia työtä koskevien ristiriitojen syntymiseen myötävaikuttavia tekijöitä?

• Avoimuuden ja luottamuksen vähäisyys tai puute
• Riittämätön psykologinen turvallisuus
• Joustamattomuus
• Erilaiset käsitykset työn tavoitteista
• Erilaiset käsitykset toimintatavoista
• Puutteita keskinäisessä vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä
• Puutteita työtä koskevassa viestinnässä ja tiedonkulussa
• Puutteita kokous- ja palaverikäytännöissä, kuten siinä, että kaikkia ei kuunnella tai asioista ei aidosti keskustella
• Riittämättömät vaikuttamismahdollisuudet omaan työhön
• Puutteellinen perehdyttäminen tai osaamisen jakaminen
• Huoli tulevaisuudesta

Yhteinen työ on muutakin kuin varsinaista työn suorittamista. Se on myös esimerkiksi osaamisen jakamista, toisten auttamista, kohtaamisia eri kokoonpanoissa ja työn kehittämistä yhdessä. Nämä kaikki tarvitsevat työpaikalla rakenteita, aikaa ja tahtoa. Tuottava ja sujuva toiminta vaatii yhteisiä päämääriä, jotka auttavat ymmärtämään, mihin pyritään ja mitä itse kultakin odotetaan yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Tavoitteen lisäksi on tarpeen sopia yhteisistä toimintakäytännöistä muun muassa viestintään, palautteeseen, auttamiseen, vaikuttamiseen ja päätöksentekoon liittyen. Tämä luo selkeyttä ja yhtenäisyyttä sekä auttaa välttämään turhia sekaannuksia. Työn edetessä pysähdytään säännöllisesti yhdessä arvioimaan sitä, mikä toimii ja mikä ei toimi, sekä tekemään tarvittavia muutoksia. Näin opimme ja kehitymme jatkuvasti.

Kiireessä ohitamme välillä työssä tarvittavaa informaatiota, ja lisäksi kiire tuo helposti levottomuutta työyhteisöön. Usein ristiriidat saavatkin alkusysäyksen liian vähäisestä vuorovaikutuksesta. Omia ajatuksia ei ole ilmaistu riittävän selkeästi ja toisen kertoma on kuultu väärin. Syntyy oletuksia, väärinkäsityksiä ja loukkaantumisia, jotka alkavat kietoutua toisiinsa.

Ihmisillä on taipumusta muodostaa sisä- ja ulkoryhmiä myös työpaikalla. Sisäryhmällä tarkoitetaan ryhmää, johon henkilö kokee yhteenkuuluvuutta ja johon hän samastuu. Ulkoryhmän muodostavat puolestaan ne henkilöt, joihin ei itse kuuluta. Työyhteisössä ryhmien välille voi syntyä ristiriitoja.

Psykologisesti turvallisessa työyhteisössä jokainen kokee aidosti, että hän on huomattu ja arvostettu osa työyhteisöä ja voi kertoa omat näkemyksensä, ideansa ja huo­lenaiheensa riippumatta työtehtävästään tai asemastaan. Hänen ei tarvitse pelätä, että hankalammankaan asian esille ottamisesta seuraisi jotain kielteistä. Erilai­sia näkökulmia arvostetaan, keskustelulle ja kysymyksille annetaan tilaa ja kaikkia kannustetaan jakamaan tietoa ja kokemuksia. Keskeneräisiä ajatuksia tai ideoita ei tyr­mätä, vaan niitä tarkastellaan ja jatkokehite­tään yhdessä. Epäonnistumisia ja virheitä tarkastellaan oppimisen näkökulmasta.

Yhdessä kannattaa ajoittain pysähtyä miettimään seuraavia:

• Millainen puhetapa työyhteisössämme on? Miten puhumme työstämme, tavoitteistamme ja toisistamme?
• Millaisissa tilanteissa teemme yhteistyötä? Millaisissa tilanteissa yhteistyötä pitäisi tehdä enemmän? Ottakaa tarvittaessa huomioon vuorotyön, monipaikkaisen työn, hybridityön ja etätyön näkökulmat.
• Onko meillä aikaa myös vapaamuotoisiin kohtaamisiin ja keskusteluihin?
• Miten ja missä tilanteissa annamme ja pyydämme palautetta? Onko palaute useimmiten kiittävää, kannustavaa, ohjaavaa vai korjaavaa? Missä tilanteissa palautetta pitäisi antaa tai pyytää enemmän? Entä miten vastaanotamme ja käsittelemme palautetta?
• Miten ja missä tilanteissa tuemme tai autamme toisiamme?
• Miten huomioimme onnistumisia?

Nämä kysymykset on muokattu Luottamuskulttuuri-julkaisun (Forssén & Kuusela 2021, 22) pohjalta.

Muutostilanteet voivat luoda kasvualustaa ristiriitojen syntymiselle. Monet ovat huolissaan, jopa peloissaan, omasta tulevaisuudestaan. Tämä voi vaikuttaa heidän toimintaansa työssä. Epävarmuus omasta tulevaisuudesta voi johtaa epäterveeseen kilpailemiseen, jossa omaa asemaa pyritään vahvistamaan kaikin keinoin. Seurauksena voi olla myös kateutta, joka näkyy esimerkiksi joustamisen, avoimuuden, luottamuksen ja yhteistyön rapautumisena sekä epätasapuolisen kohtelun kokemuksina.

Tehtävä: Tunnistatko työyhteisössäsi alla olevia työtä koskevien ristiriitojen syntymiseen myötävaikuttavia tekijöitä?

• Puutteet työvälineissä, laitteissa tai työtiloissa
• Epäselvät tai kohtuuttomat tavoitteet työssä
• Epätasainen tai epäreiluksi koettu työnjako
• Puutteet tai epäselvyydet toimintatavoissa ja prosesseissa
• Puutteet tai epäselvyydet työnjaossa, rooleissa, työtehtävissä, vastuissa tai oikeuksissa
• Puutteellinen, sekava tai ristiriitainen ohjeistus
• Palautumisvaje
• Haitallinen kuormittuminen työssä

Puutteet työvälineissä, laitteissa ja työtiloissa vaikuttavat haitallisen työkuormituksen syntymiseen ja näin myös ristiriitojen syntymisalttiuteen työyhteisössä. Työn tekemisen hidastuminen ja vaikeutuminen johtaa välillä turhautumiseen, mikä voi purkautua ei-ammatillisena käyttäytymisenä työssä. Myös puutteet tai epäselvyydet toimintatavoissa ja prosesseissa toimivat kasvualustana ristiriidoille. Useimmiten ristiriitojen taustalla ei siis ole ihmisten pahantahtoisuus vaan puutteet työoloissa ja työjärjestelyissä.

Epäselvyydet tai ristiriitaisuudet rooleissa, vastuissa ja työtehtävissä ovat tyypillisiä ristiriitatilanteiden aiheuttajia. Kun työyhteisössä on epätietoisuutta työnjaosta tai työnjaon mukaisesti ei toimita, syntyy helposti sekaannuksia, jotka selvittämättöminä aiheuttavat kiistelyä ja syyttelyä sekä pitempään jatkuessaan kärjistyvät konflikteiksi. Jos työtehtäviä ei ole jaettu tasapuolisesti tai jos osa työntekijöistä kokee olevansa yli- tai alikuormitettuja, se voi aiheuttaa tyytymättömyyttä ja konflikteja. Tämä voi heikentää työilmapiiriä ja luoda työtä häiritseviä jännitteitä työntekijöiden tai työntekijäryhmien välille.

Puutteellinen, sekava tai ristiriitainen ohjeistus vaikeuttaa osaltaan työntekijöiden työskentelyä. Kun ohjeet eivät ole selkeitä tai ne ovat ristiriidassa toistensa kanssa, todennäköisyys virheille ja turhautumiselle kasvaa.

Haitallinen kuormittuminen työssä lisää helposti ärtyneisyyttä, jolloin ihminen voi reagoida herkemmin tai voimakkaammin. Esimerkiksi syyttävä, puolustautuva tai aggressiivinen toimintatapa voi aiheuttaa herkemmin voimakkaita ristiriitoja, jopa konflikteja. Haitallinen kuormittuminen voi myös heikentää läsnä olemista vuorovaikutustilanteessa, mikä heijastuu muun muassa kärsimättömyytenä ja kuuntelemisen puutteina.

Tehtävä: Tunnistatko työyhteisössäsi alla olevia työtä koskevien ristiriitojen syntymiseen myötävaikuttavia tekijöitä? Rastita tunnistamasi.

• Arvot tai työhön liittyvät kiinnostuksen kohteet poikkeavat selvästi työyhteisön sisällä
• Työhön liittyvät odotukset, toiveet tai tavoitteet poikkeavat selvästi työyhteisön sisällä
• Omaa työtä ei koeta merkitykselliseksi
• Osaaminen on puutteellista suhteessa työn vaatimuksiin
• Osaamista ei voi käyttää haluamallaan tavalla työssä
• Asenne tai motivaatio heijastuu ei-toivotulla tavalla käyttäytymiseen työssä
• Kateellisuus tai kilpailu, joka aiheuttaa häiriöitä
• Sokeus omalle toiminnalle estää tarkastelemasta omaa toimintaa riittävästi

Työkäyttäytyminen muodostuu valinnoistamme, joita teemme tehdessämme työtä yhdessä ja kohdatessamme toisiamme. Jokainen voi omalta osaltaan vaikuttaa siihen, missä määrin työssä syntyy työn tekemistä häiritseviä ristiriitoja. Kaikkien velvollisuus on huolehtia yhteisen ja oman työn tavoitteiden saavuttamisesta, yhteistyön sujuvuudesta ja asiallisesta vuorovaikutuksesta kaikkia kohtaan. Välillä kannattaakin pysähtyä pohtimaan: Millainen työympäristö olen työkavereilleni? Nina Laineen (2014) sanoin: Olenko työyhteisön nakertaja vai rakentaja?

Ristiriitojen taustalla on usein esimerkiksi

• lipsuminen työroolista
• liian henkilökohtaiset tavoitteet työssä
• puutteellinen osaaminen suhteessa työn vaatimuksiin
• joustamattomuus
• asenne työtä tai jotakuta työyhteisön jäsentä kohtaan
• kateellisuus
• sokeus oman käyttäytymisen vaikutuksille työyhteisössä tai haluttomuus nähdä näitä vaikutuksia.

Odotukset vaikuttavat työn tekemiseen. Ne voivat liittyä arvoihin, kiinnostuksen kohteisiin tai käsityksiin siitä, miten missäkin tilanteissa kuuluisi toimia. Odotuksista ei aina tule puhuttua yhdessä riittävästi, jos lainkaan. Joskus ne aiheuttavat törmäyksiä ihmisten välillä, esimerkiksi arjen päätöksissä ja muussa toiminnassa. Kun meillä on erilaisia odotuksia ja tavoitteita, saatamme kokea pettymyksiä, kun ne eivät täyty. Myös kokemus siitä, että omaa työtään ei koe riittävän merkitykselliseksi tai motivoivaksi, voi heijastua kielteisesti työyhteisössä ja aiheuttaa konflikteja.

Taustamme, kuten kokemuksemme, arvostuksemme, tietomme ja uskomuksemme, vaikuttaa tulkintaamme asioista, tilanteista ja ihmisistä. Usein oletamme tietävämme, mitä toinen ihminen ajattelee omien tulkintojemme perusteella.

Emme aina huomaa, että ajatuksemme voivat olla värittyneitä. Ne ohjaavat huomaamattamme tapaamme tulkita tilanteita ja tehdä valintoja. Voimakkaat kielteiset tulkinnat kaventavat haluamme nähdä asia eri näkökulmista tai ratkaista tilannetta. Ihmiset reagoivat stressaaviin tilanteisiin lajityypillisillä toimintatavoilla, kuten taistelulla, jähmettymisellä tai pakenemisella, mikä voi vaikeuttaa rakentavaa vuorovaikutusta. Myönteinen ajattelu puolestaan laajentaa näkökulmaamme.

Välillä myös henkilökohtaiset asiat, kuten huolet tai ongelmat työn ulkopuolisilla elämänalueilla, voivat heijastua käyttäytymiseen ja vuorovaikutukseen työtilanteissa.

Aro, A. (2018). Työilmapiiri kuntoon. Alma Insights.

Dunderfelt, T. (2016). Läsnäoleva kohtaaminen. PS-kustannus.

Forssén, M-K. & Kuusela, S. (2021). Luottamuskulttuuri – työyhteisön voimavara. Value books.

Järvinen, P. (2018). Ammatillinen käyttäytyminen. Tie onnistumiseen. Alma Talent.

Laine, N. & Salonen, M. (2014). Ratkaise työpaikan ristiriidat. Taurus Media.

Manninen, S.M., Koponen, S., Sinervo, T., Kouvo A-J.& Laulainen, S. (2023). Työpaikkaostrakismiin yhteydessä olevat tekijät sairaalaorganisaatiossa. Työelämän tutkimus 21 (1).

Myllyviita, K. (2024). Tunne tunteesi. 1.-9. painos. Kustannus Oy Duodecim.

Rantanen, J., Leppänen, I. & Kankaanpää, H. (2020). Johda tunneilmastoa. Alma Talent.

Rauhala, I. (2021). Keskustelun voima. Otava.

Rinne, N. (2021). Rohkea organisaatio – Turvallinen työyhteisö menestyy. Alma Insights.

Roth, P-C. & Saarenpää, J. (2020). Sudenpentujen käsikirja esimiehille. Vuorovaikutustaidot ja sosiaaliset tunteet työelämässä.

Suomen etymologinen sanakirja

Talvio, M. & Klemola, U. (2017). Toimiva vuorovaikutus. PS-kustannus.