Työsuojeluhenkilörekisterin ilmoituskäytännöt kevenevät 2.4.2026 alkaen
Työsuojeluhenkilörekisteriin ilmoitetaan työpaikoilla työsuojelun yhteistoimintatehtäviin valittujen tai nimettyjen henkilöiden tiedot. Rekisterin avulla voidaan edistää työsuojelun yhteistoimintaa sekä varmistaa, että työpaikkojen työsuojelutoimijat ovat tarvittaessa tavoitettavissa.
Työsuojeluhenkilörekisterillä on keskeinen rooli suomalaisen työturvallisuuden ja työsuojelun yhteistoiminnan kehittämisessä. Rekisteri tukee työpaikkojen turvallisuustyötä varmistamalla, että työsuojelun vastuuhenkilöt on nimetty ja että työsuojelutieto tavoittaa oikeat henkilöt.
Rekisteriin ilmoittaminen on työnantajalle lakisääteinen velvollisuus, jonka tarkoituksena ei ole lisätä hallinnollista kuormitusta, vaan varmistaa toimiva ja vaikuttava työsuojelu työpaikoilla. Kun työsuojelun vastuuhenkilöt on ilmoitettu rekisteriin, nimetyt henkilöt saavat ajantasaista työsuojelutietoa, esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen maksuttomia työturvallisuutta kehittäviä materiaaleja ja työkaluja sekä työsuojeluviranomaisen ajankohtaista tietoa.
Ilmoitusvelvollisuus koskee jatkossa rajatumpaa joukkoa työpaikkoja
Uuden lain myötä ilmoitus työsuojeluhenkilörekisteriin tehdään vain silloin, kun kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:
- työpaikalla on valittu työsuojeluvaltuutettu
- työpaikalla työskentelee vähintään 10 työntekijää
- työtä teetetään yli 50 kalenteripäivänä vuodessa.
Muutos keventää erityisesti pienten työpaikkojen hallinnollista taakkaa.
Rekisteriin ilmoitetaan aiempaa vähemmän tietoja
Uudistuksen myötä rekisteriin kerätään jatkossa vain rajattu määrä tavallisia henkilötietoja. Esimerkiksi seuraavia tietoja ei enää ilmoiteta:
- henkilöiden syntymäajat
- ammattiliiton jäsenyyttä koskevat tiedot
- yksittäisten henkilöiden koulutushistoria
- työterveyshuoltoa koskevat tiedot
Tämä parantaa rekisteriin ilmoitettavien henkilöiden tietosuojaa ja vähentää työnantajan vastuuta arkaluonteisten henkilötietojen käsittelystä.
Työnantajan on ilmoitettava seuraavat tiedot:
1) ilmoituksen tekevän työnantajan:
a) nimi;
b) yritys- ja yhteisötunnus tai sitä vastaava ulkomainen organisaatiotunniste tai niiden puuttuessa syntymäaika;
c) työsähköpostiosoite ja työpostiosoite;
2) työpaikan:
a) sijaintikunta tai -kunnat;
b) toimialaluokka tai -luokat;
c) työsuojelun yhteistoiminnan piiriin kuuluvien henkilöiden määrä ilmoitushetkellä Työturvallisuuskeskuksen määrittelemän suuruusluokan tarkkuudella;
d) työsuojelupäällikön tehtävät hoitavan henkilön nimi, tehtävä työsuojelun yhteistoiminnassa ja työsähköpostiosoite;
e) työsuojeluvaltuutetun ja varatyösuojeluvaltuutettujen nimet, tehtävät työsuojelun yhteistoiminnassa ja työsähköpostiosoitteet;
3) jos työpaikalla on nimetty työsuojelutoimikunta, työsuojelutoimikunnan jäsenten nimet, tehtävät työsuojelun yhteistoiminnassa ja työsähköpostiosoitteet taikka, jos muu toimielin hoitaa työsuojelutoimikunnan tehtäviä, samat tiedot kyseisen toimielimen sellaisista jäsenistä, joilla on tehtävä työsuojelun yhteistoiminnassa.
Edellä 4 §:n 1 momentissa tarkoitettu työnantaja voi ilmoittaa Työturvallisuuskeskukselle mainitun pykälän 3 momentissa tarkoitettujen tietojen lisäksi muiden sellaisten henkilöiden nimet ja työsähköpostiosoitteet, jotka työnantaja on nimennyt tai määrännyt tai henkilöstö on valinnut hoitamaan tiettyä, työpaikan työsuojelun yhteistoiminnan kannalta merkityksellistä tehtävää, jos nämä antavat siihen suostumuksensa.
Yhteisellä työpaikalla pääasiallista määräysvaltaa käyttävä työnantaja voi ilmoittaa Työturvallisuuskeskukselle seuraavat tiedot yhteisen työpaikan yhteisistä työsuojelun yhteistoimintahenkilöistä:
1) ilmoituksen tekevän, pääasiallista määräysvaltaa käyttävän työnantajan:
a) nimi;
b) yritys- ja yhteisötunnus tai sitä vastaava ulkomainen organisaatiotunniste tai niiden puuttuessa syntymäaika;
c) työsähköpostiosoite;
2) jos rakennustyömaa on yhteinen työpaikka, yhteisen rakennustyömaan:
a) sijaintikunta;
b) työnantajien ja itsenäisten työnsuorittajien keskeisimmät toimialaluokat;
c) työsuojelun yhteistoiminnan piiriin kuuluvien henkilöiden määrä ilmoitushetkellä Työturvallisuuskeskuksen määrittelemän suuruusluokan tarkkuudella;
d) valvontalain 43 d §:ssä tarkoitetun yhteisen työsuojelupäällikön tehtävät hoitavan henkilön nimi, tehtävä työsuojelun yhteistoiminnassa ja työsähköpostiosoite;
e) valvontalain 43 c §:ssä tarkoitetun yhteisen työmaakohtaisen työsuojeluvaltuutetun ja varatyösuojeluvaltuutettujen nimet, tehtävät työsuojelun yhteistoiminnassa ja työsähköpostiosoitteet;
3) jos muu työpaikka kuin rakennustyömaa on yhteinen työpaikka, yhteisen työpaikan:
a) sijaintikunta tai -kunnat;
b) työnantajien ja itsenäisten työnsuorittajien keskeisimmät toimialaluokat;
c) työsuojelun yhteistoiminnan piiriin kuuluvien henkilöiden määrä ilmoitushetkellä Työturvallisuuskeskuksen määrittelemän suuruusluokan tarkkuudella;
d) valvontalain 43 d §:ssä tarkoitetun yhteisen työsuojelupäällikön tehtävät hoitavan henkilön nimi, tehtävä työsuojelun yhteistoiminnassa ja työsähköpostiosoite.
Jos työpaikkojen yhteisten vaarojen torjunnasta johtuvaa työsuojelun yhteistoimintaa varten on nimetty valvontalain 43 h §:ssä tarkoitettu yhteinen työsuojelupäällikkö, tämän työnantaja voi ilmoittaa Työturvallisuuskeskukselle seuraavat tiedot:
1) ilmoituksen tekevän työnantajan:
a) nimi;
b) yritys- ja yhteisötunnus tai sitä vastaava ulkomainen organisaatiotunniste tai niiden puuttuessa syntymäaika;
c) työsähköpostiosoite;
2) teollisuus- tai liikehallin taikka vastaavan yhtenäisen tilan:
a) sijaintikunta;
b) työnantajien ja itsenäisten työnsuorittajien keskeisimmät toimialaluokat;
c) työpaikkojen yhteisten vaarojen torjunnasta johtuvan työsuojelun yhteistoiminnan piiriin kuuluvien henkilöiden määrä ilmoitushetkellä Työturvallisuuskeskuksen määrittelemän suuruusluokan tarkkuudella;
d) valvontalain 43 h §:ssä tarkoitetun yhteisen työsuojelupäällikön nimi, tehtävä työsuojelun yhteistoiminnassa ja työsähköpostiosoite.
Henkilöllä, jonka henkilötietoja ilmoitetaan työsuojelun yhteistoimintahenkilöiden rekisteriin, on oikeus kieltää henkilötietojensa luovuttaminen maksullisia työsuojelua edistäviä koulutuksia, tuotteita ja palveluita koskevaan suoramarkkinointiin ilmoittamalla kiellosta Työturvallisuuskeskukselle.
Tietojen ajantasaisuuden ylläpito on työnantajan vastuulla
Työnantajan tulee huolehtia siitä, että työsuojeluhenkilörekisteriin ilmoitetut tiedot ovat oikeat ja ajan tasalla. Rekisteriin ilmoitetut tiedot on päivitettävä kokonaisuudessaan vähintään kahdeksan vuoden välein, vaikka ilmoitettavissa tiedoissa ei olisi tapahtunut muutoksia. Kaikki yksittäiset muutokset, kuten henkilövaihdokset työsuojelutehtävissä, on ilmoitettava rekisteriin viipymättä.
Lakiin sisältyy myös siirtymäsäännös: kaikkien ilmoitusvelvollisten työnantajien on tehtävä rekisteri-ilmoitus viimeistään neljän vuoden kuluessa lain voimaantulosta, vaikka työpaikan tiedot eivät olisi muuttuneet.
Työturvallisuuskeskus rekisterinpitäjäksi
Lainsäädäntöuudistuksen myötä Työturvallisuuskeskus toimii jatkossa työsuojelun yhteistoimintahenkilöitä koskevan rekisterin rekisterinpitäjänä. Aiemmin tehtävä kuului sosiaali- ja terveysministeriölle. Rekisteriä käytetään työsuojelun edistämiseen ja työpaikkojen työsuojeluyhteistyön tukemiseen.
Tarvitsetko apua?
Onko sinulla kysyttävää työsuojelusta, esimerkiksi työsuojeluvaalien järjestämisestä, lain tulkinnasta tai työnantajan velvollisuuksista?
Työsuojeluviranomainen neuvoo lain tulkinnassa ja valvoo lakien noudattamista
Työsuojeluviranomainen (Lupa- ja valvontaviraston työsuojeluosasto) vastaa työsuojelulainsäädännön valvonnasta ja ohjaa työpaikkoja lain soveltamiseen liittyvissä kysymyksissä. Työsuojeluviranomainen neuvoo esimerkiksi silloin, kun kysymys koskee:
- työsuojelun valvontalain soveltamista työsuojelun yhteistoiminnassa
- työnantajan lakisääteisiä velvollisuuksia
- yhteistoiminnan vähimmäisvaatimuksia lain näkökulmasta
- tilanteita, joissa epäillään laiminlyöntiä tai ristiriitaa työpaikalla
Työturvallisuuskeskus neuvoo käytännön järjestelyissä
Työturvallisuuskeskus tarjoaa työpaikoille neuvontaa ja opastusta erityisesti työsuojelun yhteistoiminnan käytännön toteuttamiseen ja rekisteröintiin liittyvissä asioissa. Työturvallisuuskeskukselta voi kysyä esimerkiksi:
- miten työsuojeluvaltuutetun vaalit järjestetään
- miten yhteistoimintahenkilöt ilmoitetaan rekisteriin
- millaisia teknisiä kysymyksiä rekisteröintiin liittyy
- mitä käytännön ohjeita työpaikalla kannattaa noudattaa