Kohdataan verkossa(kin)!
Tämä blogiteksti sai alkunsa Tampereen yliopiston(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun) tuoreesta tutkimuksesta, jonka mukaan hyvin organisoidut etäkokoukset voivat olla jopa lähikokouksia tehokkaampia. Tutkimus korosti selkeää rakennetta, tarkoituksenmukaista kokousmuodon valintaa ja toimivaa vuorovaikutusta. Ajattelen, että nämä periaatteet pätevät myös muihin tapaamisiin, joissa on koolla useampia ihmisiä.
Työturvallisuuskeskuksen Kohdataan verkossa(siirryt toiseen palveluun) -digijulkaisu tarjoaa käytännönläheisiä ohjeita etäkokousten suunnitteluun ja vetämiseen. Tässä blogissa on keskeisiä nostoja sen sisällöstä. Toki toivon, että tutustut julkaisuun kokonaisuudessaankin.
Valmistele tavoite ja työskentelytavat
Kerro osallistujille etukäteen kokouksen tai tapaamisen tavoite ja se, millaista osallistumista heiltä odotetaan. Onko tulossa kokous, jossa tehdään päätöksiä vai rennompi keskustelutuokio? Verkkokokoussovellusten ominaisuuksia kannattaa hyödyntää monipuolisesti. Ne rytmittävät työskentelyä, tukevat yhteistä tekemistä ja tuovat esille erilaisia ajatuksia ja näkemyksiä.
Rakenna lämmin aloitus
Etäympäristössä pienillä teoilla on suuri merkitys. Ääneen tervehtimällä osoitat, että olet huomannut toiset ja käynnistät vuorovaikutuksen. Jos ryhmässä on toisilleen tuntemattomia henkilöitä, lyhyt esittäytyminen chatissa tai pienryhmäkeskustelu voi helpottaa alkuun pääsemistä. Myös visuaaliset tehtävät, kuten kuvat, voivat ”murtaa jään”, mutta muista, että kaikki meistä eivät innostu niistä.
Kertaa yhteiset toimintatavat
Vaikka teemme tiiviimminkin työtä yhdessä, alussa on välillä hyödyllistä kerrata yhteiset toimintatavat. Näin tuet turvallista ja tasapuolista osallistumista. Pitkissä kokouksissa on hyvä sopia, milloin kameran voi välillä sulkea.
Kutsu kaikki mukaan keskusteluun
Etäkokouksessa ei aina ole helppoa huomata, kuka haluaisi puhua seuraavaksi. Siksi lyhyet puheenvuorot ja niiden selkeä lopetus auttavat pitämään keskustelun rytmikkäänä. Puheenjohtajana tai keskustelun ohjaajana voit seurata, jos joku jää vähemmälle, ja kutsua hänet mukaan. Rohkaise osallistujia jakamaan myös keskeneräisiä ajatuksia.
Kyselyt ja muut tehtävät tuovat vaihtelua ja lisäävät osallistumista. Suunnittele ne etukäteen ja mieti, missä kohtaa ne sopivat parhaiten. Selkeät kysymykset vähentävät tulkinnanvaraa, toisaalta laveat voivat saada keskustelun virtaamaan. Tulosten jakaminen vahvistaa tunnetta yhteisestä työskentelystä ja voi myös kannustaa osallistumaan seuraavallakin kerralla.
Anna aikaa ajattelulle ja vaihtele toimintaa
Kaikilla meistä ei ole tapana reagoida nopeasti, siksi lyhyt pohdintahetki on monesti tarpeen ennen yhteistä keskustelua. Tuo hetki voi myös lisätä turvallisuuden tunnetta ja näin tasoittaa osallistumisaktiivisuutta. Pidemmissä tapaamisissa kannattaa vaihdella työskentelytapoja. Voit näyttää lyhyen videon, käyttää äänestystä tai rakentaa yhteisen sanapilven. Myös pieni tauko tekee hyvää, esimerkiksi puolen tunnin välein.
Vaali tunnelmaa
Myönteinen ja toiset huomioiva tyyli luo turvallisen tilan keskustelulle. Kamera, chat, hymy, nyökyttely ja muut pienet reagoinnit kertovat läsnäolostasi ja vahvistavat yhteyttä muihin. Vaikka välillä etäympäristö voi tuntua etäiseltä, voit näillä pienillä eleillä luoda tunnelmaa, joka muistuttaa kasvokkain tapaamista.
Työturvallisuuskeskus tukenasi
Työturvallisuuskeskus voi tukea työpaikkaasi kokouskäytäntöjen vahvistamisessa myös valmennusten muodossa. Ota yhteyttä, niin jutellaan asiasta tarkemmin.
Tutustu koulutuskalenterissamme
Kirjoittaja
